نقش و اهمیت روابط‌عمومی در دنیای امروز
در دنیای امروز و در تمامی نظام های اجتماعی و مدیریتی، روابط عمومی ها به عنوان عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامه ها و پیشبرد اهداف سازمانها، نقش ویژه و مهمی در جهت ایجاد ارتباط و تعاملات فکری و اطلاعاتی ایفاء می کنند و نقش روابط عمومی(Public Relations) و حیطه و تأثیر فعالیت آن در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی در سطح خرد و کلان بر هیچکس پوشیده نیست. از این جهت تمامی فعالان جامعه در بخشهای مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و غیره جویای روابط عمومی هایی هستند که آنان را در طراحی روشهای معقول و تعیین خط مشی های مرتبط با آینده یاری دهند.
بر این اساس هر نهاد و سازمان بر اساس وظایف و مأموریت های خود، از طریق روابط عمومی ارتباطی مؤثر و هدفمندی را با مخاطبان و گروه‌هایی که با سازمان در ارتباطند برقرار می‌کند. این وظیفه مهم در حوزه همه موضوعات و مطالب و اخباری انجام می‌شود که به منافع مخاطبان آنان مربوط است. هرچند عموماً فعالیت روابط عمومی ها چندان مستقیم و ملموس نیست؛ اما همواره تأثیرات گسترده ای از خود برجا می گذارند.
امروزه در تمام دنیا سازمانهای موفق سازمانهایی هستند که مدیران و کارکنان روابط عمومی آنها بدانند که چگونه باید به شکلی شفاف و آگاهانه به تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان خود و رفع و رجوع مسائل بپردازند و نقش مهم خود را در تعیین سمت و سوی سیاست‌های همگانی ایفا کنند. بر این اساس یکی از حیطه های کاری و وظایف روابط عمومی در کنار اموری چون مسایل مالی، روابط عمومیِ تولیدات و فرآورده های خدماتی، و از جمله روابط عمومی بحران است. روابط عمومی بحران وظیفه دارد که ضمن ارائه اطلاعات درست و جامع و به موقع به مخاطبان و ذی نفعان سازمان متبوع، به اتهامات ناروا و یا اطلاعات نادرست نیز پاسخ دهد.
از سوی دیگر، در عصر حاضر که اقتصاد و تجارت و ارائه خدمات بر اساس مشتری مداری عمل می کند، تمام شرکت هایی که به دنبال برنامه درازمدت برای سوددهی کارشان هستند، سعی در جلب رضایت مشتریان، حفظ مشتری و تبلیغ غیر مستقیم از طریق مشتریان دائمی و غیر دائمی می نمایند؛ اما یکی از بزرگترین تفاوتهای روابط عمومی و تبلیغات در برنامه ریزی است به طوری که روابط عمومی برای بلند مدت برنامه ریزی می کند اما تبلیغات در کوتاه ترین زمان ممکن بدنبال نتیجه است. بر این اساس روابط عمومی با صبر و حوصله و اختصاص زمان به مشتری برای فکر کردن و نیز همین زمان برای شرکت در جهت جلب رضایت هرچه بیشتر مشتریان و مخاطبان و ارائه خدمات بهتر و در نهایت ارائه چهره واقعی و شفاف هر شرکت و سازمان به مخاطبان از وظایف مهم روابط عمومی است.
وظیفه ی حساس دیگری که برای روابط عمومی ها مطرح است، ساختن چهره ای مناسب از سازمان در میان مردم و مخاطبان اصلی سازمان یا شرکت و نیز مطرح کردن نام (Brand) در بین این همه سازمان و شرکت که می توان گفت روزانه به تعداد آنها افزوده می شود، کاری است که تنها یک روابط عمومی حرفه ای و آگاه از عهده آن بر می آید. سازمان ها امروزه به رابطه متقابل با مشتریان خود و سایر سازمان هایی که لازم است با آنها تعامل داشته باشند نیاز مبرم دارند تا در عرصه رقابت با سایرین از صحنه خارج نشوند.
روابط عموی ها باید بتوانند گزارش و عملكرد سازمان خود را به زبان ساده و به نحوی مناسب و مفيد مطرح كنند، لذا امروزه باید علل عدم انعکاس كاركرد و خروجي مناسب و موثر و یا عدم تحقق اهداف و مأموریتهای سازمانی را در ارزیابی عملکرد روابط عمومي سازمانها و وزارتخانه‌ها و نهادها جست که نتوانسته اند حلقه‌ي ارتباط هر سازمان با مردم و رسانه‌ها باشند. در این راستا، روابط عمومي‌ها باید بتوانند با استفاده از بهترین فناوری ها و شیوه های مدرن ارتباطی و رسانه ای و نیز بهره مندی از ظرفیت های بخش های خصوصي وابسته و نیز مديران حرفه ای و متخصص در بخش روابط عمومي و رسانه ای نقش مهم و کلیدی خود در رشد و توسعه و نیز تحقق اهداف سازمان خود را ایفاء نمایند.
همكاري و تعامل روابط عمومي‌ها با رسانه‌ها بر اساس اعتماد متقابل از نکات مهم دیگر در عملکرد مثبت و موفقیت های یک سازمان است؛ زیرا روابط عمومی نقشهای گوناگونی را درجایگاههای متفاوت وشرایط متمایز ازیکدیگر ایفا می‌کند که رسانه ها قادر به انعکاس مناسب و سریع آن می باشند.
هنر روابط عمومی این است که بتواند امکانات وشرایط محیط بیرونی را تشخیص داده وآنان را با امکانات درون سازمان پیوند دهد و بنابراین اجرای فرامین درون سازمانی را تسهیل نماید ودرنهایت ارتباط سازمان را با بیرون ازآن، بدرستی برقرار سازد.
امروزه وقتی از روابط عمومی سخن می گوییم، در واقع مؤلفه های دیگری چون: روابط عمومي الكترونيك و دیجیتال و سايبر(استفاده از شبكه هاي اينترانت، اكسترانت و اينترنت)، روابط عمومی آنلاین، اتاق اطلاعات و خبر آنلاین، روابط عمومي مجازي، و حضور فراتر از شبكة جهاني وب و انواع ابزارها و امكانات رايانه اي و مخابراتي –چون نظرسنجي از طريق تلفن گويا- ، امور فرهنگي چون نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي و غیره نیز به میان می آیند که علاوه بر مأموریتها و وظایف یاد شده، اعلان مواضع سازمان، روابط و تنظيم افكار عمومي، هدایت و راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان، برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملكرد سازمان، تنوير افكار عمومي، تدوين برنامه ی مصاحبه‌هاي مسئولان سازمان با مطبوعات، تهيه و تنظيم اطلاعات پايه‌اي از سازمان براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف، ايجاد ارتباط حسنه با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري بهينه از آنها براي‌اطلاع‌رساني به مردم، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي، روابط عمومي بين‌المللي، ایجاد قدرت مشاوره مديريتی، حضور قدرتمند در تشكيلات سازمان، ايفاي نقش سخنگو و مشاور، تنظيم ارتباطات درون سازماني و مانند آن را عهده دار است.
بر این اساس انتظاراتي كه از روابط عمومي در سازمان ها در ابعاد مختلف کاری مهم وجود دارد، بدون وجود نيروهاي شايسته، توانمند و متخصص كه كار در روابط عمومي را افتخار بدانند میسر نخواهد بود.
خدا را شاکریم که سالها با تلاش و پیگیری دست‌اندرکاران روابط عمومی و جامعه، روابط عمومی ایران به ثمر نشست و جامعه روابط عمومی ایران را صاحب روز ملی کرد. 27 اردیبهشت ماه روزی است که درسطح جهانی نیز به عنوان روزارتباطات وجامعه اطلاعاتی نامگذاری شده است، به عنوان روز روابط عمومی و ارتباطات تعیین گردید. این روز فرصتی است تا نقش و جایگاه روابط عمومی را بعنوان یک حرفه و هنر مهم مورد بازخوانی و توجه ویژه قرار دهیم.
ضمن گرامیداشت این روز، رشد و توسعه این حرفه ی مهم و ارزشمند در کشور عزیزمان و نیز موفقیت روزافزون را برای همه دست اندرکاران روابط عمومی کلیه ی سازمانها و نهادهای کشور و بخش های خصوصی و سایر مراکز و موسسات، آرزومندیم.
مهدی کاظمیان
